Seit dem 1. Januar 2026 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Fachkräfte aus Drittstaaten über ein kostenloses Beratungsangebot zu informieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Anforderungen bestehen und welche praktischen Schritte Sie als Arbeitgeber umsetzen müssen.
Rechtliche Grundlagen der Informationspflicht
Die rechtlichen Grundlagen der neuen Informationspflichten für Arbeitgeber beim Anwerben von Fachkräften aus Drittstaaten sind klar im Gesetz zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung verankert, das seit dem 1. Januar 2026 in Kraft ist. Dieses Gesetz fordert Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland auf, Drittstaatsangehörige, die sie aus dem Ausland für eine Beschäftigung in Deutschland rekrutieren, über ein kostenloses Beratungsangebot zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen zu informieren.
Die zentrale Vorschrift dieser Regelung verpflichtet Arbeitgeber, die betreffenden Informationen in Textform mindestens bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters bereitzustellen. Die Form kann beispielsweise durch einen Hinweis im Arbeitsvertrag oder per E-Mail erfolgen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Information über das Beratungsangebot der bundesweit vertretenen Beratungsstellen „Faire Integration“ deutlich kommuniziert wird. Diese Beratungsstellen stehen den neuen Beschäftigten zur Verfügung, um ihnen bei Fragen zu Rechten und Pflichten während ihrer Anstellung in Deutschland zu helfen.
Die Informationen, die an die Drittstaatsangehörigen weitergegeben werden müssen, umfassen eine klare Beschreibung des Angebots der Beratungsstellen sowie Kontaktinformationen, wo und wie die Beschäftigten Unterstützung in Bezug auf ihre arbeits- und sozialrechtlichen Fragen erhalten können. Diese Informationen müssen verständlich formuliert und in einer für den Mitarbeiter zugänglichen Sprache bereitgestellt werden.
Ein Beispiel für den Prozess der Informationserteilung könnte so aussehen: Ein Arbeitgeber rekrutiert eine Fachkraft aus einem Drittstaat und fügt im Arbeitsvertrag einen Paragraphen hinzu, in dem auf die nächstgelegene Beratungsstelle „Faire Integration“ verwiesen wird. Zusätzlich könnte der Arbeitgeber eine E-Mail versenden, die den neuen Mitarbeiter direkt auf das Beratungsangebot hinweist und die Kontaktdaten der Beratungsstelle enthält. Es wird empfohlen, diese Schritte zu dokumentieren, um im Falle von Nachfragen oder Überprüfungen nachweisen zu können, dass die Informationspflicht erfüllt wurde. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales unterstützt Arbeitgeber durch ein Merkblatt mit den erforderlichen Informationen sowie durch mehrsprachige Textvorlagen, die einfach in den Rekrutierungsprozess integriert werden können.
Praktische Umsetzung der Informationspflichten
Um die neuen Informationspflichten bei der Anwerbung von Fachkräften aus Drittstaaten effektiv umzusetzen, sollten Arbeitgeber ein systematisches Vorgehen wählen. Zuerst ist es wichtig, sich über die Beratungsangebote der bundesweit vertretenen Stellen „Faire Integration“ zu informieren und deren Kontaktdaten bereitzuhalten.
Eine Checkliste zur Umsetzung könnte folgende Maßnahmen umfassen:
1. **Schulung der Personalabteilung**: Informieren Sie das Recruiting-Team sowie die Personalabteilung über die neuen Informationspflichten. Sie sollten umfassend über die Beratungsangebote und deren Relevanz aufgeklärt werden.
2. **Information auf Vertragsunterlagen**: Integrieren Sie einen klaren Hinweis auf das Beratungsangebot in alle neuen Arbeitsverträge. Dieser Hinweis sollte standardisiert und leicht verständlich verfasst sein.
3. **Dokumentation der Informationserteilung**: Führen Sie ein Protokoll, in dem festgehalten wird, dass der neue Mitarbeiter über das Beratungsangebot informiert wurde. Dies kann durch Unterschrift des Mitarbeiters auf einer Informierungsbestätigung erfolgen.
4. **Kommunikation über interne Kanäle**: Nutzen Sie interne Kommunikationsplattformen, um alle Mitarbeiter über die neuen Regelungen zu informieren und sie zur Sensibilisierung zu ermutigen, dass Drittstaatsangehörige auf die Beratungsstellen hingewiesen werden.
5. **Bereitstellung von mehrsprachigen Informationen**: Stellen Sie sicher, dass die Informationen über das Beratungsangebot in den erforderlichen Sprachen für Ihre neuen Mitarbeiter bereitgestellt werden. Nutzen Sie die bereitgestellten Textvorlagen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
6. **Regelmäßige Überprüfung**: Implementieren Sie einen Prozess zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Informationen und Verfahren bezüglich der neuen Informationspflichten, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen jederzeit erfüllt werden.
7. **Feedback sammeln**: Ermuntern Sie neue Mitarbeiter, Feedback zu dem Prozess der Informationsweitergabe zu geben, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren und anzuwenden.
Durch die Umsetzung dieser Schritte können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und die neuen Informationspflichten bezüglich der Anwerbung von Fachkräften aus Drittstaaten ordnungsgemäß erfüllen.
Fazit
Zusammenfassend ist es entscheidend, dass Arbeitgeber die neuen Informationspflichten ernst nehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechenden Beratungsstellen rechtzeitig informieren und alle erforderlichen Dokumente aufbewahren. Ein empfehlenswerter nächster Schritt wäre, sich mit den bereitgestellten Ressourcen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vertraut zu machen.
