Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten ist für Unternehmen heute unerlässlich. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) definiert hat und welche praktischen Schritte Sie zur Einhaltung der Vorschriften unternehmen sollten.

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Die grundlegenden Anforderungen an die digitale Aufbewahrung gemäß den Vorgaben der BStBK lassen sich in mehreren zentralen Punkten zusammenfassen. Diese Anforderungen sind essenziell für die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).

Zu den wichtigsten Anforderungen zählen:

• Digitale Aufbewahrungspflicht: Dokumente müssen in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn sie ursprünglich elektronisch erstellt wurden. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Vertragsunterlagen und Steuererklärungen.
• Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen sind in der Regel für sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren.
• Unveränderbarkeit: Digitale Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Dies kann durch geeignete technische Maßnahmen, wie etwa die Verwendung von digitalen Signaturen, erfolgen.
• Maschinenlesbarkeit: Aufbewahrte Dokumente müssen in einem Format gespeichert werden, das eine maschinenlesbare Darstellung ermöglicht, um die Überprüfung durch Finanzbehörden zu erleichtern.
• Ordnungsgemäße Archivierung: Die Dokumente müssen strukturiert und nachvollziehbar archiviert werden, damit sie im Bedarfsfall schnell gefunden werden können. Dies beinhaltet eine klare Kategorisierung und das Führen von Verzeichnissen.
• Datenschutzkonformität: Bei der digitalen Aufbewahrung sind auch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, insbesondere hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten und der Löschfristen.

Um diese Anforderungen erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen beispielsweise:

• Eine digitale Archivierungssoftware einsetzen, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine fristgerechte Speicherung ermöglicht.
• Schulungen für Mitarbeiter durchführen, um ein Bewusstsein für die Bedeutung der digitalen Aufbewahrung und der geltenden Fristen zu schaffen.
• Regelmäßige Überprüfungen der Archivierungssysteme einplanen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen fortlaufend erfüllt werden.

Durch die rechtzeitige und korrekte Umsetzung dieser Anforderungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den rechtlichen Verpflichtungen nachkommen und potenzielle Risiken vermeiden.

Praktische Umsetzung und Herausforderungen

Die praktische Umsetzung der digitalen Archivierung ist für Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe, insbesondere wenn es um die Archivierung von Jahresabschlüssen geht. Diese Dokumente müssen nicht nur nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden, sondern bedürfen auch einer ordnungsgemäßen elektronischen Signatur und Freigabe, um rechtssicher zu sein. Eine klare Dokumentation der Freigabeprozesse ist entscheidend, um im Falle einer Prüfung die Einhaltung der Anforderungen nachweisen zu können.

Ein typisches Problem, das viele Unternehmen in diesem Kontext erleben, ist die Unsicherheit darüber, wie elektronische Signaturen korrekt implementiert und verwaltet werden können. Häufig fehlt es an einheitlichen Standards innerhalb der Unternehmen, was zu Inkonsistenzen bei der Freigabe von Jahresabschlüssen und anderen zu archivierenden Dokumenten führen kann. Daher ist es wichtig, ein einheitliches Verfahren zur elektronischen Signatur und Freigabe zu etablieren, das auch die Anforderungen der BStBK berücksichtigt.

Zusätzlich müssen Unternehmen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Blick behalten, insbesondere im Zusammenhang mit Lösch- und Auslagerungsthemen. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, notwendig ist. Unternehmen sollten dafür sorgen, dass sie einen klaren Löschprozess implementieren, der sowohl die rechtlichen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt als auch die Anforderungen an die Datenlöschung gemäß der DSGVO erfüllt.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen die folgenden Schritte unternehmen: Zunächst ist es essenziell, eine umfassende Bestandsaufnahme der derzeitigen Archivierungsprozesse durchzuführen. Dabei sollte die Angemessenheit der derzeitigen Verfahren zur digitalen Archivierung und die Einhaltung der Signaturanforderungen überprüft werden. Zudem sollten klare Richtlinien zur Löschung und Auslagerung von Daten definiert werden, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert werden. Eine regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden zu diesen Themen kann dazu beitragen, Unsicherheiten zu beseitigen und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zu garantieren.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Aufbewahrung mehr als nur eine rechtliche Verpflichtung ist. Es ist wichtig, die Empfehlungen der BStBK zu befolgen. Beginnen Sie damit, Ihre aktuellen Dokumentenmanagementprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.